Aumentando sua produtividade com SMTP

Aumentando sua produtividade com SMTP

Aumentando sua produtividade com SMTP

O email revolucionou os meios de comunicação, quebrando limitações geográficas e trazendo agilidade e rapidez para a troca de mensagens. No setor corporativo, ele tem utilidades que estão muito além da conversação. Quando utilizado em conjunto com ferramentas de automação e marketing, é capaz de potencializar os resultados de vendas e aumentar o índice de satisfação dos clientes.

Dado o contexto, neste artigo, apresentaremos uma ferramenta muito importante para otimizar o envio de emails em massa, de modo que nenhuma informação relevante seja perdida. Estamos falando sobre o servidor SMTP. Para saber o que é, como funciona e de que forma ele pode aumentar sua produtividade, continue a leitura do conteúdo.

O que é SMTP?

Simple Mail Transfer Protocol ou SMTP, como é mais conhecido, é um padrão utilizado para aumentar a efetividade na transferência de emails pela web. Como o próprio termo já deixa claro, é um serviço de protocolo simplificado de transferência de correio.

Quem implementou o procedimento, em 1982, foi o cientista americano Jonathan Bruce Postel. Na época, utilizava-se a porta 25 ou 465 para conexões criptografadas. No entanto, desde 2013, os provedores e operadoras de internet brasileiras não utilizam mais a porta 25. Para reduzir a intensidade de spams, começaram a operar com a 587.

A funcionalidade do SMTP é enviar emails, o que quer dizer que o usuário não tem permissão para baixar mensagens do servidor. Caso deseje fazer isso, precisará usar um Client que ofereça suporte para os protocolos IMAP ou POP3, como o Thunderbird, o tradicional Outlook ou outros similares.

Uma das características que torna o SMTP uma ferramenta amplamente utilizada por empresas dos mais diversos portes e segmentos do mercado, é que ele é compatível com as maiores plataformas usadas atualmente como Hotmail e Gmail, por exemplo.

Para que serve?

De forma simplificada, SMTP é o destino final ou intermediário, ou seja, para assumir a posição de um gateway ou receber a mensagem, pode tomar o lugar de um SMTP Client. É ele quem destina o assunto à frente com um protocolo diferente do SMTP. O processo de transferência do conteúdo da mensagem pode ser realizado por meio de um remetente (SMTP inicial) e um destinatário (SMTP final), ou via sistemas intermediários.

Para que a mensagem eletrônica seja transferida, é preciso que dois protocolos com função similar atuem conjuntamente, sendo um como servidor de entrada (Outlook, Gmail, etc) e, o outro, como servidor de saída (SMTP).

Como funciona?

A dinâmica de funcionamento é a mesma que a do email convencional utiliza. Nesse contexto, o papel do carteiro seria o do SMTP. Após as mensagens serem capturadas, devem ser enviadas para que o SMTP as encaminhem para os emails dos destinatários finais.

Na prática, o serviço não é tão simples como parece. Obviamente, existem formas de automatizar o envio de modo que as mensagens sejam emitidas quase que instantaneamente. Porém, o procedimento pode ser um pouco mais complexo.

Como já foi dito, o usuário não está autorizado a fazer o download do conteúdo das mensagens do servidor. Caso isso seja necessário, deverá incluir um Client de email que resista ao Post Office Protocol, Protocolo de Acesso à Mensagem da Internet (POP3), Protocol Internet Message Access (IMAP) ou Protocolo dos Correios, como ocorre no caso do Outlook, Thunderbird, entre outros.

Quais cuidados é preciso ter ao trabalhar com SMTP?

Em primeiro lugar, pelo fato de que, ao seguir as normas estabelecidas para não ser classificado como spam, essa ferramenta ajuda a evitar retrabalhos e contratempos desnecessários. É importante destacar que existem “moldes” para que os servidores de emails não eliminem ou enviem as mensagens para a pasta de spam.

Há uma vasta gama de servidores que atuam de maneiras distintas, pois os emails podem ser direcionados para as blacklists ou whitelists, dependendo da reputação do SMTP utilizado. Para que você tenha uma noção mais ampla, servidores oferecidos pelos IPSs — provedor turbo de internet ou conexões DSL — não demonstram a credibilidade necessária, porque, muitas vezes, endereços de IP são usados de forma aleatória.

Essa aleatoriedade acaba fazendo com que muitos destinos entrem na blacklist, o que gera uma série de problemas no envio de emails. O maior inconveniente disso, pela perspectiva da empresa que realiza os envios, é que ela jamais estará a par dos resultados. Ou seja, enviará emails sem ter certeza de que eles chegaram aos seus respectivos destinatários.

Como você pôde entender até aqui, quando se trata de envio massivo de emails, há uma série de fatores e autorizações envolvidas para se chegar a um nível de segurança e redução de perda de informações aos destinatários.

Sendo assim, para que sua estratégia de envio de emails por SMTP seja bem-sucedida, e que todas as etapas sejam realizadas de modo rápido e otimizado, é altamente recomendado utilizar uma plataforma com credibilidade e eficiência para mediar o trabalho.

Como aumentar a produtividade com SMTP?

Além de agilizar os processos envolvidos no envio e respeitar os padrões para não entrar nas blacklists, ao contratar uma plataforma para transferência de mensagens via SMTP, você impulsiona a produtividade das equipes de marketing e vendas, pois terá acesso a dados estatísticos e métricas importantes, além de poder inserir formulários de inscrição e descadastramento (o que é fundamental para não receber denúncias como spam e perder a credibilidade).

Vale mencionar, ainda, que ao utilizar um servidor SMTP, a taxa de emails que caem na caixa de spam será significativamente reduzida, pois uma plataforma especializada conta com sistemas de verificação que tornam suas mensagens mais confiáveis. Além disso, seus conteúdos não sofrerão interferências e seus emails serão imunizados contra vírus, o que garante a segurança de seus clientes.

Outro aspecto crucial que aumentará a produtividade de suas estratégias de envio massivo de emails é um sistema SMTP permite a sincronização com um servidor Smarthost.

Isso significa que se a empresa tem 200 computadores, por exemplo, que utilizem uma ferramenta de CRM própria e precise fazer a sincronização com o SMTP da plataforma contratada, não será necessário configurar o SMTP em cada uma das máquinas. Todo o trabalho é facilmente agilizado ao sincronizar com um único servidor Smarthost, pois todas as demais contas de email serão gerenciadas a partir dele.

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